Planejamento
Antes de automatizar, descreva o trabalho que precisa acontecer.
Um briefing útil descreve a rotina atual, os envolvidos e o que significa concluir a tarefa. Dizer apenas “preciso de um bot” deixa de fora as decisões que mais afetam escopo e manutenção.
1. Qual evento inicia o processo?
Pode ser uma mensagem, um formulário ou uma alteração de status. Defina o que chega, onde chega e como reconhecer pedidos repetidos. Use exemplos fictícios ao compartilhar o fluxo, sem expor dados de clientes.
2. Quais ferramentas participam?
Liste agenda, CRM, canal de mensagens e sistemas internos. Identifique quem administra cada conta e onde está a documentação de integração. Nunca envie senhas em um briefing comercial.
3. Que decisões a automação pode tomar?
Separe regras claras de situações que exigem julgamento humano. Para uma agenda, isso inclui disponibilidade, duração, confirmação e exceções. Diga quem assume quando não houver uma resposta segura.
4. Como saber que funcionou?
Escreva cenários de aceite: pedido válido, horário ocupado, ferramenta indisponível e cancelamento. Uma execução bem-sucedida precisa ter uma saída observável e coerente nas ferramentas envolvidas.
5. Quem acompanha depois?
Defina responsável por alertas, correções, mudanças nas ferramentas e suporte à equipe. Registre quais dados são necessários e quais podem ser evitados. A proposta deve distinguir construção, operação e custos de terceiros.
Modelo para sua primeira conversa
“Hoje recebemos [tipo de pedido] em [canal]. A equipe copia os dados para [ferramenta]. O gargalo é [problema observável]. Queremos automatizar [etapa], mantendo [decisão] com uma pessoa. Precisamos tratar [exceções].”